Research on archival appraisal and disposition systems in the age of digital recordkeeping

Research Project

Project/Area Number	21K00815
Research Category	Grant-in-Aid for Scientific Research (C)
Allocation Type	Multi-year Fund
Section	一般
Review Section	Basic Section 03010:Historical studies in general-related
Research Institution	Soka University
Principal Investigator	坂口貴弘創価大学, 公私立大学の部局等, 講師 (80462175)
Project Period (FY)	2021-04-01 – 2024-03-31
Project Status	Granted (Fiscal Year 2022)
Budget Amount *help	¥4,030,000 (Direct Cost: ¥3,100,000、Indirect Cost: ¥930,000) Fiscal Year 2023: ¥910,000 (Direct Cost: ¥700,000、Indirect Cost: ¥210,000) Fiscal Year 2022: ¥1,690,000 (Direct Cost: ¥1,300,000、Indirect Cost: ¥390,000) Fiscal Year 2021: ¥1,430,000 (Direct Cost: ¥1,100,000、Indirect Cost: ¥330,000)
Keywords	アーカイブズ / 公文書管理 / 文書館 / 電子メール / デジタル遺産
Outline of Research at the Start	公文書管理改革の一環として、政府は公文書の電子決裁や電子媒体への全面移行の方針を打ち出した。大半の業務記録がデジタル方式で作成される現在にあっては、電子メールをはじめとする電子文書のうち、国立公文書館等へ移管すべきものを適切に選別し、保存・公開する制度や手法を確立する必要がある。本研究は、電子文書の移管・保存・公開を可能にする包括的システムの構築に向けて、諸外国の制度や動向を分析するとともに、国内における現状を調査する。とりわけ、文書作成主体とアーカイブズ機関の連携に基づく「評価選別」のあり方に注目し、電子文書管理に適した評価選別制度の設計や運用に関する実践的ガイドラインを提示したい。
Outline of Annual Research Achievements	公文書管理改革の一環として、政府は公文書の電子決裁や電子媒体への全面移行の方針を打ち出した。大半の業務記録がデジタル方式で作成される現在にあっては、電子メールをはじめとする電子文書のうち、国立公文書館等へ移管すべきものを適切に選別し、保存・公開する制度や手法を確立する必要がある。本研究は、電子文書の移管・保存・公開を可能にする包括的システムの構築に向けて、諸外国の制度や動向を分析するとともに、国内の都道府県・政令指定都市における現状を調査する。とりわけ、文書作成主体とアーカイブズ機関の連携に基づく「評価選別」のあり方に注目し、電子文書管理に適した評価選別制度の設計や運用に関する実践的ガイドラインを提示したい。本年度は、新型コロナウイルス感染症の拡大が長期化したことに伴い、当初予定していた国内及び海外における訪問調査の大半については、次年度以降に延期することを余儀なくされた。それに代わり、研究協力者をはじめとする関係者と、Zoomを用いたオンライン研究会を開催した。それによって、今後の実地調査に向けた情報交換と意見交換を図るとともに、基本的な問題意識を共有することができた。国内調査として、2022年10月に板橋区公文書館を訪問し、公文書の評価選別手法についてインタビュー調査を行った。その成果をもとに、今後の国内調査の計画・方法等について検討を進めた。
Current Status of Research Progress	Current Status of Research Progress 2: Research has progressed on the whole more than it was originally planned. Reason 前述の通り、本年度は、新型コロナウイルス感染症の拡大が長期化したことに伴い、当初予定していた国内及び海外における訪問調査の大半については、次年度以降に延期することを余儀なくされた。一方でそれに代わり、諸外国における評価選別及び電子記録の管理をめぐる研究・実践の状況の分析を進めた。第一に、本研究のテーマにおいて重要な位置を占める電子メールの評価選別について、米国の状況を調査・分析した。その成果は、2022年4月に開催された日本アーカイブズ学会の大会において発表した。また、国立公文書館が発行するウェブ雑誌『アーカイブズ』に寄稿した。第二に、米国における電子記録管理の背景にある公文書管理制度の展開と現状について分析した。その成果について、内閣府が開催する「魅力ある新国立公文書館の展示・運営の在り方に関する検討会」（2022年6月22日）における有識者ヒアリングで報告する機会を得た。また、国立国会図書館による有識者ヒアリングでも「米国における公文書管理の制度とその展開」と題して報告した（2022年11月16日）。第三に、近年の欧米における電子記録論や評価選別論の背景にあるアーカイブズ学研究の動向について理論的把握を試みた。その成果については、研究代表者が翻訳者の一人となり刊行された『続・アーカイブズ論：記録の仕組みと情報社会』（明石書店、2023年2月）の翻訳を進める過程で生かすことができた。また、電子記録の時代におけるアーカイブズ編成・記述のあり方を議論した日本アーカイブズ学会大会の企画研究会（2023年4月）でも、その成果をもとに論点整理を担当し、議論の深化に寄与することができた。以上の要因から、全体としてはおおむね順調に進展しているものと評価した。
Strategy for Future Research Activity	（１）国内調査　公文書館を設置している自治体または公文書管理条例を制定している自治体を対象に、公文書の評価選別・保存・公開の制度や基準、及び電子行政文書や電子メール等の扱いについて調査し、資料を収集する。質問紙調査を基本としつつ、特色ある取り組みを進めている自治体等については訪問による面接調査等を通じて情報を収集する。（２）海外調査　電子文書の管理について先進的なアメリカ、近年この分野の改革が進むイギリスを対象に、まず各国の中央政府アーカイブズの調査で全体的動向を把握する。あわせて、本研究のテーマにつき特色ある取り組みをしてきたアーカイブズ機関を調査する。調査にあたっては、研究協力者として各国のアーカイブズについての知見や人脈が豊富な研究者と分担して共同調査を行うことで、調査の円滑化と深化を図りたい。（３）文献・規格調査　海外調査と前後して、国内の図書館等に所蔵のないARMA International機関誌等の専門文献や、文書管理・アーカイブズ関連のISO規格、ガイドライン等を分析し、日本における取り組みと比較分析して、電子文書の評価選別をめぐる論点や課題を抽出する。（４）研究成果の発表　上記の成果をもとに、国内外の複数の学会で発表を行うとともに、各国のアーカイブズ学研究者と議論を深める。その内容を発展させた論文を学術雑誌に投稿する。